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Facteurs décisifs pour le choix d’un destructeur de documents

Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?

Un destructeur de documents est un appareil qui, comme son nom l’indique, sert à rendre illisible le papier ou d’autres documents. Il s’agit donc d’une machine utile non seulement pour ceux qui travaillent avec du matériel contenant des données sensibles ou des informations confidentielles, mais aussi pour ceux qui veulent se débarrasser de factures, de relevés bancaires, de correspondance et d’autres documents privés en toute sécurité. Comme les produits conçus pour remplir cette fonction dans différents contextes, il en existe différents types et tailles. Nous examinerons ci-après les principaux types que l’on trouve aujourd’hui sur le marché, en les divisant en fonction de leurs caractéristiques techniques et du type de technologie dont ils sont dotés. De cette façon, vous pourrez évaluer en détail les différences entre les broyeurs présents sur le marché et faire un choix éclairé en fonction de vos besoins.

Pourquoi utiliser un destructeur de documents ?

Bien que dans l’imaginaire collectif le destructeur de documents soit un objet lié aux services secrets et aux affaires illicites de quelque multinationale, cet appareil est utilisé dans de nombreux bureaux et dans de nombreux foyers pour se débarrasser discrètement de documents qui ne sont plus utiles, mais qui contiennent des informations importantes telles que des données personnelles, des coordonnées bancaires ou autres. D’autre part, nous avons tous chez nous des documents que nous préférons détruire plutôt que de les jeter à la poubelle. En effet, il ne suffit souvent pas de déchirer grossièrement le papier pour le rendre illisible : les chiffres et les lettres peuvent être réassemblés et notre vie privée n’est donc pas totalement protégée. C’est encore plus vrai dans le cas des bureaux qui travaillent quotidiennement avec des documents papier ou d’autres supports tels que les CD-ROM et les DVD. Après un certain temps, les documents perdent leur pertinence archivistique, mais contiennent toujours des informations privées que nous ne voulons pas voir tomber entre de mauvaises mains. Tout bureau qui se respecte devrait donc disposer de son propre destructeur de documents, avec des spécifications techniques précises quant au type de matériel à détruire. Dans les paragraphes suivants, nous examinerons les principaux types de produits disponibles pour ceux qui souhaitent se débarrasser de papiers, de cartes de crédit et d’autres dossiers délicats.

Types de destructeurs de documents

Les destructeurs de documents peuvent tout d’abord être divisés en deux catégories : les destructeurs manuels et les destructeurs électriques. Cette distinction est fondamentale car elle concerne directement la qualité du produit et son efficacité en termes de sécurité. En ce qui concerne les modèles manuels, on peut dire qu’il s’agit généralement d’appareils assez simples d’un point de vue technique. Leur action est assurée par une manivelle commune qu’il suffit de tourner, après avoir inséré le document dans la fente, pour obtenir des bandes de papier difficiles à remonter. Ces produits sont généralement de petite taille et ne permettent pas de broyer de nombreuses feuilles en même temps. Ils sont cependant très pratiques pour ceux qui n’ont pas de grandes quantités de documents à détruire et qui souhaitent un appareil peu coûteux et peu gourmand en énergie. La capacité du conteneur sera également beaucoup plus faible qu’avec les broyeurs électriques. Ces derniers fonctionnent à l’électricité et sont capables d’offrir un niveau plus élevé en termes de qualité de destruction, de vitesse et de type de documents pouvant être détruits. En fait, les destructeurs électriques ne sont pas tous identiques, mais se distinguent par des éléments importants tels que la fonction, la capacité du conteneur et la serrure de sécurité. D’une manière générale, on peut répartir les produits sur le marché en trois gammes de prix :

• Fourchette basse (15-30 euros) : cette catégorie comprend les modèles manuels et les modèles électriques très simples. Parfois, ces derniers ne sont même pas équipés d’un conteneur pour la collecte des déchets. Ils ne peuvent normalement détruire que des documents papier et quelques feuilles à la fois. Ils permettent une protection peu élevée des documents, et conviennent donc pour les documents qui ne sont pas extrêmement confidentiels ;
• Milieu de gamme (30-100 euros) : les appareils de cette gamme de prix sont équipés d’un conteneur de déchets de taille moyenne et parfois même de fonctions complexes. Ils peuvent détruire une dizaine de feuilles à la fois et protègent correctement les documents ;
• Haut de gamme (jusqu’à 100 euros) : il s’agit des modèles les plus élaborés et les plus efficaces en termes de performances et de sécurité. Ils peuvent détruire de nombreuses feuilles en même temps et les détruire avec un très haut niveau d’illisibilité.

Dans les paragraphes suivants, nous analyserons plus en détail les caractéristiques mentionnées ci-dessus, afin de mieux vous guider dans l’achat du destructeur de documents le plus adapté à vos besoins.

Nombre de feuilles, autonomie et refroidissement

Le nombre de feuilles pouvant être détruites est particulièrement important, surtout si le produit est destiné à être utilisé dans un bureau où de grandes quantités de documents doivent être éliminées fréquemment. Les modèles bas et moyens de gamme sont capables de détruire jusqu’à 7-8 feuilles à la fois et ont un temps de fonctionnement continu compris entre 2 et 5 minutes. Le temps de refroidissement est également très variable mais se situe généralement entre 15 et 40 minutes, en fonction de la puissance du modèle et de sa capacité en termes de feuilles. Les modèles haut de gamme, en revanche, peuvent détruire plus de documents à la fois, jusqu’à 18-20 feuilles avec une insertion manuelle ou automatique. Ces données sont très importantes car elles ont un impact considérable sur les performances de l’appareil. Il convient donc de bien évaluer cet aspect, ainsi que ses habitudes en termes de quantité de documents à détruire, avant de procéder à l’achat d’un produit. Bien entendu, le choix d’un destructeur de documents dépend des besoins personnels : ceux qui ont besoin d’un produit rapide et performant parce qu’ils ont une grande quantité de documents à éliminer opteront pour un modèle moyen-haut de gamme, tandis que ceux qui ont besoin de détruire quelques documents de temps en temps et n’ont pas d’exigences particulières en termes de temps de refroidissement pourront opter pour un produit moyen-bas de gamme.

Sécurité

Comme nous l’avons déjà mentionné, tous les destructeurs de documents ne sont pas identiques. Un autre aspect décisif qui distingue les différents modèles sur le marché est sans aucun doute le niveau de sécurité qu’ils peuvent garantir pour le déchiquetage des documents. Vous trouverez ci-dessous l’échelle officielle de mesure de la sécurité offerte par ces appareils :

• Niveau P-1 et P-2 : les destructeurs de documents de cette catégorie peuvent déchiqueter du papier de 36 à 75 bandes. Ce niveau convient à la destruction de documents simples qui n’exposent pas l’utilisateur à un risque d’usurpation d’identité ;
• Niveau P-3 : ces appareils peuvent déchiqueter des feuilles de papier en 312 fragments. Cela rend l’assemblage et la lecture assez compliqués. Il convient pour les documents confidentiels ;
• Niveau P-4 : les modèles de cette catégorie peuvent obtenir 421 fragments et sont légèrement supérieurs au niveau précédent. Ils conviennent également aux documents confidentiels qui, après destruction, seront extrêmement difficiles à assembler et à lire ;
• Niveau P-5 : ces destructeurs sont dotés d’une technologie qui leur permet de détruire des feuilles et d’autres matériaux jusqu’à 2000 fragments, ce qui garantit que les documents hautement confidentiels sont illisibles ;
• Niveau P-6 et P-7 : ce sont les niveaux les plus élevés atteints par les destructeurs de documents disponibles dans le commerce. Ils peuvent en effet garantir le déchiquetage de matériaux de 6000 à 15000 fragments, rendant l’assemblage et donc la lecture pratiquement impossible. Ils sont généralement utilisés pour les documents strictement confidentiels (par exemple, les informations gouvernementales importantes).

Toujours en termes de sécurité, les destructeurs de documents peuvent être équipés de fonctions spécifiques ou d’éléments structurels qui rendent l’appareil plus pratique et plus fiable. Les modèles de milieu et de haut de gamme sont souvent dotés d’une fonction de démarrage/arrêt automatique. Dans ce cas, l’appareil démarre le processus de destruction dès que des feuilles ou d’autres documents à détruire sont introduits dans l’appareil. L’arrêt automatique est utile car il arrête efficacement l’appareil en cas de bourrage papier, évitant ainsi d’endommager le moteur en cas d’utilisation incorrecte. Certains modèles sont équipés d’un capteur qui détecte si les mains sont trop proches de la fente d’introduction des documents. Cette fonction peut s’avérer très importante pour éviter les accidents graves dus à l’inattention ou à la présence d’enfants. Certains modèles sont également équipés d’un système de verrouillage de la corbeille : le destructeur de documents ne s’active que si la corbeille est placée sous la fente d’introduction des documents. Lorsqu’une quantité importante de documents doit être détruite, il peut arriver que l’appareil surchauffe. C’est pourquoi il existe parfois un verrouillage spécifique qui arrête le fonctionnement lorsque la température atteint un niveau trop élevé. Les appareils haut de gamme sont parfois également équipés d’un code PIN pour accéder à la corbeille. Cela renforce encore la protection des données sensibles, car cela empêche des tiers de s’en emparer après la destruction.

Autres matériaux

Lorsque vous envisagez d’acheter un destructeur de documents, il est certainement utile de savoir quels types de matériaux peuvent être détruits avec un appareil spécifique. Il est possible que vous n’ayez pas seulement besoin de protéger votre vie privée sur des documents papier, mais que vous ayez également l’intention de détruire d’autres supports tels que des CD-ROM, des DVD ou des cartes de crédit. Dans ce cas, vous devez vérifier que le produit est capable d’effectuer cette opération. En général, ce sont les modèles moyen-haut de gamme qui sont équipés de fentes spéciales pour l’insertion de CD et de cartes de crédit, comme dans le modèle que vous pouvez voir dans l’image ci-dessous.

Fonctions

Il est certainement important de prêter attention aux fonctions d’un destructeur de documents. Bien que la tâche principale de ces appareils soit de détruire des documents susceptibles de mettre en danger la vie privée, on peut trouver, en fonction de la gamme de prix, des fonctions intéressantes qui rendent l’utilisation plus sûre ou plus pratique. Par exemple, certains modèles sont équipés d’un système anti-bourrage qui permet d’éviter les bourrages de papier, surtout si plusieurs feuilles sont détruites en même temps. Le mécanisme est alors très simple : les lames du destructeur se mettent à tourner en sens inverse afin de faciliter le déblocage de l’appareil. L’arrêt automatique est une autre fonction que l’on trouve parfois dans les produits de milieu et de haut de gamme. Grâce à elle, il est possible d’économiser de l’électricité et d’éviter les déchets inutiles. Selon le modèle, la fonction d’arrêt automatique peut être activée au bout d’une demi-heure ou d’une heure.

Autres éléments structurels à prendre en compte

Enfin, d’autres aspects structurels doivent être pris en considération lors de l’achat d’un tel produit. Tout d’abord, la taille du destructeur de documents peut être importante. Il existe en effet des modèles assez volumineux qui prennent de la place dans le bureau ou l’appartement. On trouve sur le marché différents types de destructeurs de documents, des plus compacts (généralement bas de gamme) aux plus volumineux, qui se situent généralement entre le milieu et le haut de gamme, car leur taille est principalement due à celle de la corbeille. Cette dernière est un autre élément à évaluer soigneusement avant l’achat. Dans les bureaux où un grand nombre de documents doivent être détruits, un appareil capable d’assurer une grande autonomie, tant en termes de destruction continue que de capacité de la poubelle, sera certainement nécessaire. D’autre part, il peut être particulièrement gênant de devoir vider fréquemment la corbeille alors qu’une grande quantité de documents est en train d’être détruite. Enfin, dans le cas d’un modèle volumineux, nous vous recommandons de vérifier si l’appareil est équipé de roues de transport. Celles-ci peuvent s’avérer très utiles si vous devez fréquemment déplacer le produit d’une pièce à l’autre du bureau.

Quels sont les meilleurs destructeurs de documents de 2023 ?

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